Adres
Grado: G5
Número de la vacante: BOGOTA/AND/DC/G5/2024/019
Fecha de publicación: 15 de marzo 2024
Fecha de cierre (medianoche hora local): 1 de abril de 2024
Job ID: 11743
Departamento:OR–América Latina y el Caribe
Unidad: ETD/OP-Lima
Lugar de destino:Bogotá
Tipo de contrato:Duración determinada
Duración del contrato: 1 año
Con el fin de garantizar que la selección directa para el puesto vacante se base en el mejor proceso de toma de decisiones posible, la OIT invita a los candidatos interesados a presentar su candidatura en línea antes de la fecha indicada anteriormente.
Pueden someter su candidatura:
- Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en el Estatuto del Personal.
- Los candidatos externos*
*El proceso de reclutamiento para los puestos en los servicios generales está sujeto a criterios específicos de contratación local. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas residencia y permiso de trabajo en Colombia.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.
Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación técnica no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización. Un año de contrato a plazo fijo será otorgado. Además, la prórroga de los contratos de cooperación técnica queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios.
* Las condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normlamente contratado en el primer escalón de dicho grado. EL salario de entre se puede conocer en link.
ESTE PUESTO ESTÁ SUJETO A LA DISPONIBILIDAD DE FONDOS
Introducción
En el marco establecido en la carta acuerdo suscrita entre el Ministerio del Trabajo de la República de Colombia, la Organización Internacional del Trabajo; se ha establecido la implementación de un programa de formación profesional Formándonos para la Paz Total, lo que incluye la necesidad de contar con un Asistente del proyecto con el fin de aportar en el desarrollo de acciones administrativas, logísticas y financieras a nivel nacional y regional en los municipios donde el proyecto opera, en el período de tiempo determinado y definido para el programa el cual se estableció hasta diciembre de 2024. Es por esta razón, que se requiere un Asistente de Proyecto/Asistente de Programa y Administración, que realice la adecuada planificación y ejecución operativa y financiera, el relacionamiento con diferentes actores internos y externos, la elaboración de informes y el análisis y procesamiento de datos.
Lo anterior, con el fin de garantizar el cumplimiento de las actividades en los tiempos estipulados, se requiere de un apoyo adicional sujeto a recursos para hacer la contratación.
Descripción de las tareas
El Asistente de Proyecto/Asistente de Programa y Administración reportará directamente a la Coordinadora Nacional del Proyecto, quien a su vez dará las orientaciones para el desarrollo del trabajo y se encargará de evaluar su desempeño.
1. Apoyar en la formulación, el monitoreo de los planes y prioridades de desarrollo, informes y otra información pertinente de socios de implementación del proyecto con miras a identificar áreas potenciales de cooperación.
2. Otorgar apoyo de programación y administrativo a las actividades emprendidas por los socios de implementación del proyecto y preparar informes breves, informes periódicos y datos estadísticos sobre el estado de las actividades del proyecto, para contribuir a la preparación de informes técnicos y de avance.
3. Redactar correspondencia general sobre actividades, escribir y dar formato una serie de documentos relacionados con actividades del proyecto (correspondencia, informes, documentos técnicos, presentaciones) en conformidad con los requisitos de la OIT y usando el software apropiado.
4. Asumir la responsabilidad de todas las tareas administrativas, incluyendo el apoyo logístico al personal del proyecto, coordinaciones de viajes, visas, reservas de hotel, etc. y de proveer coordinación logística para conferencias, seminarios, talleres de trabajo y reuniones.
5. Apoyar al Coordinador Nacional del Proyecto en la programación y preparación de estimados de presupuesto y proyecciones de gastos analizando y monitoreando la situación de los recursos frente a las actividades planificadas.
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6.Mantener una perspectiva de la situación financiera del proyecto para asegurar que se brinde apoyo administrativo oportuno en áreas generales y particulares. Preparar y modificar códigos presupuestales y datos de presupuesto tanto en propuestas, revisión y reajuste de presupuesto.
7. Preparar y procesar transacciones en el sistema administrativo de la Oficina incluyendo Órdenes de Compra (contratos de colaboración externa, servicios, acuerdos y solicitudes de viaje), previa gestión de las autorizaciones internas.
8.Apoyar al Coordinador Nacional del Proyecto en el mantenimiento de los sistemas de transacción financiera del proyecto, de acuerdo con las normas y regulaciones financieras de la OIT.
9. Preparar material informativo administrativo y financiero para el Coordinador Nacional del Proyecto, con fines de presentación de informes y reuniones con los donantes, manteniéndose al tanto de los requerimientos del informe de avance y su cronograma.
10. Informar al Coordinador Nacional del Proyecto sobre dificultades potenciales que pueden surgir de la capacidad de gestión administrativa y financiera y de la competencia los socios en la implementación del proyecto para abordar el problema oportunamente.
sección optativa
11. Recoger datos y otra información sobre actividades de desarrollo y/u otros temas de estudio del área o la región. Mantener y actualizar las bases de datos del programa y del proyecto y los sistemas de archivo del proyecto y preparar información de carácter general. Mantener los sistemas de seguimiento, monitoreo y/o de presentación de informes con respecto a las asignaciones y los gastos.
12. Desempeñar otras funciones asignadas por el Coordinador Nacional del Proyecto.
Educación
Educación secundaria completa
Experiencia
MÍNIMO
- Cinco años de trabajo en labores de administración con responsabilidad progresiva.
VENTAJA
- Experiencia demostrada de apoyo a la ejecución de Proyectos de cooperación técnica y trabajo efectivo con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y con socios para el desarrollo.
- Formación técnica en administración, contabilidad, finanzas, Derecho, relaciones internacionales y/o relacionadas.
- Conocimiento en normas y procedimientos de gestión administrativa y financiera para proyectos de cooperación en una organización
- Conocimiento de procedimientos para la preparación de documentos y formularios administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo.
Idiomas
Excelente conocimiento del idioma español. El conocimiento básico del idioma inglés se considerará como ventaja.
Competencias
Básicas
Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración.
[Técnicas y generales]
Asimismo, deberá contar con las siguientes habilidades complementarias:
- Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
- Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
- Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo.
- Habilidad para trabajar bajo presión y cumplir los plazos.
- Debe demostrar un comportamiento responsable y atención a los detalles.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.
