Program Assistant - Ssa - G5 - Dakar, Senegal

.OBJECTIFS DU PROGRAMME

Le Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire a pour mission d’aider les pays et de coordonner l’action internationale afin de prévenir les flambées et les situations d’urgence, de s’y préparer, de les détecter, d’y réagir rapidement et d’assurer le relèvement.

RAISON D’ETRE DU POSTE

Apporter un appui administratif au hub/WHE de Dakar dans le respect des politiques, procédures, règles et réglementation de l’OMS.

RESUME DES TACHES

Sous la supervision de l’Administrateur du hub, l’Assistant de Programme fournit un appui aux gestionnaires et aux membres du personnel dans la réalisation des objectifs ci-après :

Administration Générale:

1. Administration du personnel et entre autres orientations touchant au règlement et au statut du personnel;

2. Accueillir et nouveaux fonctionnaires et Fournir des conseils et une assistance pour des questions de gestion administrative :

- Organiser des réunions sur les problèmes administratifs qui se posent au jour le jour et y participer éventuellement,

- prendre part aux discussions concernant les procédures ou pratiques nouvelles et révisées.

3. Aider à la préparation de budgets administratifs et plan des ressources humaines du hub ;

4. Assister les membres du personnel international en ce qui concerne l’importation, l’acquisition et l’enregistrement de leurs véhicules et effets personnels en collaboration avec l’Administrateur du Bureau-Pays ;

5. Effectuer le suivi des congés et absence des membres du personnel du hub.

Gestion des achats et des stocks:

1. Assister à la prévision des achats;

- Assister le hub dans l’élaboration des prévisions d’achats.

- Sur la base du plan de prévision des achats, l’Assistant fournit un appui à l’exécution des activités d’achat connexes et peut participer avec ou en lieu et place du supérieur hiérarchique aux réunions avec des fournisseurs ou des unités de programmes;

2. Initier ou réviser des demandes d’achat de biens et services;

- Ceci inclus l’initiation des contrats non-staff (Consultant et SSA) suivant la demande exprimée ;

- S’assurer que la liste des entrepreneurs/fournisseurs sélectionnés est envoyée en vue de leur enregistrement;

- proposer au hub ou l’aide à accepter les offres les plus économiques, justificatifs à l’appui.

3. Accuser réception des biens et services dans le GSM;

4. Tenir/mettre à jour des données de tous les articles «inventoriables» du bureau de pays;

5. Gérer l’allocation des espaces et du matériel de bureau aux membres du personnel en collaboration avec l’équipe des services administratifs;

Gestion des voyages et des réunions :

1. Enregistrer et gérer les plans de réunions dans le GSM;

2. Enregistrer et gérer les demandes de voyage au titre de réunions et de missions officielles;

3. Assurer la conformité à la politique en matière de voyages;

4. Prendre toutes les dispositions administratives relatives aux réunions et aux missions officielles du hub et gère les plans de voyage;

5. Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées au cours des missions;

6. Aider à la production de rapports, de statistiques et/ou de matériels d’information, en cas de besoin;

7. Le/la titulaire du poste servira de solution de recours en cas d’absence d’un membre de l’équipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du hub.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential:

Fin d’études secondaires en administration générale avec une formation pratique axée en gestion.

Desirable:

Diplôme d’études supérieures en gestion.

Experience

Essential:

8 ans d’expériences impliquant des responsabilités progressivement plus importantesen gestion administrative.

Desirable:

Expérience au sein d’une Agence du Système des Nations Unies ou dans une structure internationale ou multinationale ; La connaissance du progiciel Orale ou autre système ERP serait un atout.

Compétences: Fonctionnelles

WHO Competencies

- - Favoriser l’intégration et le travail en équipe

- - Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles

- - Communiquer de manière crédible et efficace

- - Produire des résultats ;

- - Se connaître et se gérer

Langues

Essential:

Essentielle : Maîtrise du français parlé et écrit

Desirable:

Maîtrise de l'anglais parlé et écrit

Other Skills (e.g., IT)

Maîtrise de l’outil informatique et aptitude à utiliser une variété de logiciels.

La maîtrise de Microsoft Excel est indispensable pour l’utilisation des modules du WHO Global Management System (GSM).

Excellentes connaissances des autres applications de Microsoft (Word, PowerPoint, etc)

Voyage:

Tous les voyages officiels effectués par le staff lors de l'exercice de sa mission seront à la charge de l'OMS

Remuneration

XOF 565.000 par mois

Additional Information

• This vacancy notice may be used to identify candidates for other similar consultancies at the same level.
• Only candidates under serious consideration will be contacted.
• A written test may be used as a form of screening.
• If your candidature is retained for interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.
• The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits workforce regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics.
  The WHO is committed to achieving gender parity and geographical diversity in its workforce.
• Women, persons with disabilities, and nationals of unrepresented and underrepresented Member States (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) are strongly encouraged to apply for WHO jobs.
• Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to reasonable accommodation@who.int
• An impeccable record for integrity and professional ethical standards is essential. WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter (https://www.who.int/about/who-we-are/our-values) into practice.
• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of short-listed candidates.
• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
• Please note that WHO’s contracts are conditional on members of the workforce confirming that they are vaccinated as required by WHO before undertaking a WHO assignment, except where a medical condition does not allow such vaccination, as certified by the WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW). The successful candidate will be asked to provide relevant evidence related to this condition. A copy of the updated vaccination card must be shared with WHO medical service in the medical clearance process. Please note that certain countries require proof of specific vaccinations for entry or exit. For example, official proof /certification of yellow fever vaccination is required to enter many countries. Country-specific vaccine recommendations can be found on the WHO international travel and Staff Health and Wellbeing website. For vaccination-related queries please directly contact SHW directly at shws@who.int.
• In case the recruitment website does not display properly, please retry by: (i) checking that you have the latest version of the browser installed (Chrome, Edge or Firefox); (ii) clearing your browser history and opening the site in a new browser (not a new tab within the same browser); or (iii) retry accessing the website using Mozilla Firefox browser or using another device. Click the link for detailed guidance on completing job applications: Instructions for candidates.